Bí kíp mua văn phòng phẩm phù hợp công việc 2020

Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là công việc khiến nhiều người lầm tưởng rất dễ dàng nếu chỉ nhìn từ bên ngoài, nhưng thực chất nó lại khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi vì độ khó khi có quá nhiều công cụ cần phải phân loại và sắp xếp.

 

Với chi phí sử dụng thấp nhằm tiết kiệm kinh phí cho công ty nhưng vẫn phải đạt hiệu quả tối đa là vấn đề nhức nhối đối với người quản lý dụng cụ văn phòng phẩm.Hiểu rõ được tính chất đặc thù của công việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm, bài viết này dụa trên các kinh nghiêm thực tế để đưa ra cách dễ dàng nhất cho công việc của bạn.

 

Bước 1: Rà soát danh mục văn phòng phẩm hiện có

Tại kho đang có những món đồ nào, số lượng ra sao, các nhân viên đang có những dũng cụ gì,.. bạn nên kiểm tra trước để có một số liệu chắc chắn.

 

Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.

 

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm

Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.

 

Bước 3: Khuyến khích sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Thông thường tại nhiêu công ty, các dụng cụ văn phòng phẩm chỉ sử dụng một lần rồi vứt đi trong khi vẫn còn khả năng tái sử dụng là một điều rất lãng phí.

 

Nên áp dụng rộng rãi điều này trong công ty, ngoài giảm thiểu tiền mua mới văn phòng phẩm còn giúp bảo vệ môi trường sạch đẹp.

 

Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm

Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sách mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.

 

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

 

Nên có một nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, người này sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cũng như kiểm soát những người ra vào kho, không những đảm bảo an toàn cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trộm.

 

Bước 6: Duy trì kiểm soát số lượng văn phòng phẩm

Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

 

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

 

Bật mí bí quyết khiến cho bàn làm việc hay phòng làm việc của bạn tiện lợi nhất với các vật phẩm văn phòng.

Công việc của các bạn sẽ không thể thuận lợi và chậm tiến độ nếu như văn phòng của bạn không có đầy đủ những vật phẩm cần thiết phục vụ cho việc hoạt động, vì vậy văn phòng phẩm là những thứ cực cần thiết cho công việc của bạn.Lựa chọn các vật phẩm văn phòng là thứ rất cần thiết cho công việc công sở mà bạn cần phải chú ý hơn để công việc luôn suôn sẻ.

 

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Hầu như các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa lưu thì mua trực tiếp sẽ đảm bảo, tuy vậy khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

 

Khi đưa vào sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần có thể gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi văn phòng phẩm quận tân bình các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.

 

Hơn nữa, không phải bất kì khi nào công ty bạn cũng có thể ngay lập tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng có vấn đề cần xử lý.

 

Những loại sản phẩm văn phòng nên tránh

Sản phẩm văn phòng phẩm có giá quá thấp so với thị trường chung: văn phòng phẩm phú nhuận với những loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hay không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng nên sẽ không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Các công việc tại doanh nghiệp, công ty phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.

 

Sản văn phòng phẩm giá sỉ phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả hoặc hàng nhái: sản phẩm thuộc nhóm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, các dấu hiệu nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng chút nào với cả những người được cho là có kinh nghiệm mua bán.

 

Do chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

 

Những kinh nghiệm bỏ túi khi chọn các văn phòng phẩm

Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

 

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.

Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.

Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.

Hạn chế lựa chọn một loại sản phẩm.

Sản phẩm văn phòng phẩm từ thương hiệu uy tín.

Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín sẽ có kinh nghiệm và các nghiên cứu cụ thể đem đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.